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  辦公自動化，簡稱OA。OA辦公系統(tǒng)通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)了虛擬的協(xié)同工作平臺，企事業(yè)單位借助OA系統(tǒng)實現(xiàn)了無紙化辦公、信息共享化、決策科學(xué)化。是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。通過實現(xiàn)辦公自動化，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。傳統(tǒng)辦公模式難以實現(xiàn)工作細(xì)化，在任務(wù)安排、公文收發(fā)和流程節(jié)點山的工作很亂而且復(fù)雜，這難以避免地降低了工作效率，影響組織上下溝通協(xié)調(diào)。尤其是無紙化辦公與有紙化辦公在預(yù)算成本上的根本性差別。那我們來分析OA系統(tǒng)有哪些優(yōu)勢呢？

第一：提高企業(yè)信息化管理

OA系統(tǒng)主要以工作流提高企業(yè)工作效率。電子化的流程規(guī)范組織行為的同時，優(yōu)化組織流程管控，真正實現(xiàn)“流程統(tǒng)一、責(zé)權(quán)分明、管理高效”，工作節(jié)點的設(shè)置系統(tǒng)解決了工作任務(wù)和文件的處理問題，單據(jù)的審批、簽章不會受上級或相關(guān)部門時間或空間上的限制，系統(tǒng)自動提醒和電子化處理節(jié)省大量時間和人力，多變的工作流處理方式提供事件多種解決渠道。

第二：提高工作效率

明確員工所屬角色擁有的權(quán)限，幫助員工準(zhǔn)確，高效的進(jìn)行業(yè)務(wù)申請和審批，全面提升審批效率。讓辦公不再受空間物理條件限制，隨時隨地都可以處理公務(wù)，真正實現(xiàn)了全球一體化工作流。

第三：無紙化辦公降低企業(yè)運營成本

企業(yè)每天處理大量事務(wù)需要紙張、辦公耗材，難免造成浪費。OA系統(tǒng)實現(xiàn)信息化辦公，原本需要在紙面上形成的文件完全由系統(tǒng)文件代替，不僅節(jié)約成本，而且解決大量文件存放的空間問題和查找問題。無紙化辦公將企業(yè)易損毀且損耗大、不易保存的紙質(zhì)文件變?yōu)殡娮有畔⑦M(jìn)行流轉(zhuǎn)、管理，高效且環(huán)保。

第四：信息共享

OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)部門可以將信息和資源的共享，OA辦公系統(tǒng)的協(xié)同性可以徹底消除由于企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互獨立、數(shù)據(jù)不一致，信息共享程度不高、管理分散、管理維護(hù)工作量大等，通過數(shù)據(jù)交換、采集、組織、打包，并通過信息門戶向所有使用OA系統(tǒng)的企業(yè)員工按其權(quán)限提供信息服務(wù)，打破了信息孤島和資源孤島，企業(yè)各部門因OA系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息共享，使行政管理工作集中化、流程化、規(guī)范化，達(dá)到資源的有效共享。

 OA系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展到一定階段，自身難以實現(xiàn)科學(xué)管理或在管理過程中出現(xiàn)效率低下、浪費巨大等現(xiàn)象時出現(xiàn)的，為提高企業(yè)管理的信息化工具。僅憑筆者一言難以將OA辦公系統(tǒng)所有優(yōu)點涵蓋，希望讀者在使用過程中逐漸發(fā)現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)對企業(yè)管理產(chǎn)生的作用以及影響。實現(xiàn)文檔管理智能化；節(jié)省企業(yè)的辦公費用支出；建立企業(yè)知識文化建設(shè)、管理平臺；提高成本管理計劃及監(jiān)控能力；增強領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力，強化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理；提供數(shù)據(jù)分析，為企業(yè)制定發(fā)展計劃做基礎(chǔ)。

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